Thema-audit Omgevingsvergunningen legt positieve en verbeterpunten bloot
Audit Vlaanderen voerde in de periode juli 2020 – september 2021 de thema-audit omgevingsvergunningen uit bij 15 lokale besturen. De focus lag op de aanpak van het proces rond het toekennen van een omgevingsvergunning door het gemeentelijke en provinciale niveau, de lokale besturen. Dit globale rapport bundelt de belangrijkste vaststellingen van deze audit en formuleert hierbij mogelijke verbeteracties. Daarnaast zijn goede prakijken uit de individuele audits opgenomen die als inspiratie voor andere lokale besturen kunnen dienen.
Audit Vlaanderen onderzocht in welke mate de lokale besturen beheersmaatregelen invoerden om de risico’s verbonden aan dit proces in te perken. Hierbij zijn zowel het omgevingsvergunningenproces bekeken als een aantal ondersteunende processen, zoals de aanpak van het verwerven van kennis en expertise, de verdeling van rollen en verantwoordelijkheden en het beheer van informatie.
In het algemeen verloopt het omgevingsvergunningenproces bij de lokale besturen, van aanvraag tot bekendmaking van de beslissing, consequent volgens de vereiste stappen uit het Omgevingsvergunningendecreet. Daarnaast stelde Audit Vlaanderen op basis van de uitgevoerde audits ook volgende positieve punten vast:
- De geauditeerde lokale besturen organiseren het omgevingsvergunningenproces in functie van de wettelijke termijnen zoals opgenomen in het Omgevingsvergunningendecreet.
- Om de kwaliteit van de aanvragen te verhogen zetten lokale besturen in op het overleg voorafgaand aan de effectieve indiening van een omgevingsvergunning.
- Het omgevingsvergunningenproces verloopt digitaal via het Omgevingsloket en de eigen dossieropvolgingssystemen.
Audit Vlaanderen stelde ook verbeterpunten vast. Volgende bevindingen belemmeren een efficiënte, integere en kwaliteitsvolle aanpak en verloop van het omgevingsvergunningenproces:
- Gemeenten maken bij het doorlopen van (een deel van) de processtappen nog onvoldoende gebruik van ondersteunende instrumenten zoals gestandaardiseerde controlelijsten, een leidraad of een procesomschrijving met de geldende termijnen en belangrijkste aandachtspunten per processtap.
- Informatie die de betrokken diensten voorafgaand en tijdens het proces verzamelen, wordt nog te beperkt gedeeld en hergebruikt.
- Lokale besturen doen weinig kwaliteitscontroles op de uitgevoerde processtappen in het Omgevingsloket of dossieropvolgingssysteem (bv. zijn de juiste adviesinstanties aangeschreven, zijn de nodige documenten opgevraagd…). Ook zijn er onvoldoende beheersmaatregelen ingevoerd die de correcte uitvoering van het openbaar onderzoek en de bekendmaking van de omgevingsvergunning nagaan. Hierdoor is er onvoldoende zekerheid dat deze processtappen correct zijn verlopen.
- Er is een gebrek aan gestructureerde aanpak om de opgebouwde kennis en expertise van de materie verbonden aan de omgevingsvergunningen op peil te houden of te verbeteren.
- Bijkomende beheersmaatregelen zijn wenselijk om de onafhankelijke positie van de gemeentelijke omgevingsambtenaar te kunnen garanderen. Ook concrete richtlijnen in functie van het vermijden van belangenconflicten bij de behandeling van een omgevingsvergunning moeten verder aangescherpt worden.
- Over het proces heen is er onvoldoende monitoring van data om het omgevingsvergunningsproces te optimaliseren. Op dit moment beperkt de monitoring zich vooral tot dossierniveau. Hierbij benutten de diensten de aanwezige functionaliteiten van het dossieropvolgingssysteem en het Omgevingsloket nog onvoldoende waardoor bijkomende instrumenten gebruikt worden om het proces op te volgen.
- Er zijn nog optimalisaties mogelijk op het vlak van digitalisering (bv. voor de opvolging van beroepen).
Aangezien naast de lokale besturen ook het gewest omgevingsvergunningen toekent, kunnen de aandachtspunten en bijhorende risico’s ook voor dit niveau relevant zijn. De processtappen voor het toekennen van een omgevingsvergunning zijn voor alle bestuursniveaus in grote lijnen immers dezelfde. Door bepaalde beheersmaatregelen globaal in te voeren, kan dit op grotere schaal tot efficiëntiewinsten leiden, maar ook de kwaliteit van het proces verhogen.
Voor onderstaande aandachtspunten is een interbestuurlijke aanpak aangewezen:
- In functie van de optimalisatie van de kennis en expertise van de betrokkenen bij het omgevingsvergunningenproces kan nagegaan worden op welke manier hiervoor samengewerkt kan worden over alle bestuursniveaus heen.
- Hierbij aansluitend dient er afgestemd te worden over de manier waarop de adviesverlening van het Vlaamse Gewest aan de lokale besturen in de toekomst zal aangepakt worden.
- Het is aangewezen om te bekijken hoe de data uit het Omgevingsloket ter beschikking kunnen gesteld worden voor lokale besturen. Dit kan een efficiënte en effectieve monitoring en rapportering over het omgevingsvergunningenproces stimuleren.
- Er moet nagegaan worden op welke manier informatie over het omgevingsvergunningenproces beter en efficiënter gedeeld kan worden en op welk niveau deze informatie ter beschikking kan gesteld worden (bv. welke informatie via www.omgevingsloket.be en welke informatie lokale besturen zelf moeten delen). Door afspraken te maken over waar aanvragers de nodige informatie kunnen vinden om een dossier autonoom en correct in te dienen in het Omgevingsloket, verhoogt de kwaliteit van de omgevingsvergunningsaanvragen alsook de efficiëntie van het proces van de lokale besturen.