13 tips voor milieucoördinatoren

1. Artikel 4.1.9.3 van Vlarem II somt de taken van de milieucoördinator op. Het artikel vermeldt ‘de milieucoördinator heeft onder meer tot taak’. De opsomming is dus niet limitatief en creëert enige onzekerheid. Hoe hiermee omgaan? Baken jouw takenpakket af door een goed omschreven functieomschrijving. Beschik je over hulppersoneel? Baken dan ook het takenpakket van deze personen duidelijk af. Beschrijf goed wie welke uitvoerbare zaken uitvoert die verband houden met jouw takenpakket als milieucoördinator. Maak je functie ook aantoonbaar in de bedrijfsorganisatie, in het organogram!
2. De exploitant is verantwoordelijk om jou op tijd te betrekken bij nieuwe projecten, ontwikkelingen, … In de praktijk wordt de milieucoördinator hier regelmatig te laat bij betrokken. Sensibiliseer en werk aan een structuur in de onderneming zodat men jou moet contacteren bij nieuwe projecten. Als je als milieucoördinator te laat wordt betrokken bij nieuwe projecten doe je er goed aan om schriftelijk te documenteren dat je te laat werd betrokken bij nieuwe projecten. Je geeft ook aan dat je in de toekomst tijdig wil geïnformeerd en betrokken worden.
3. Het is jouw taak om te waken over de naleving van de milieuwetgeving en te rapporteren over de tekortkomingen aan de bedrijfsleiding. Laat aan de exploitant zien dat je de wetgeving opvolgt. Geef aan wanneer er veranderingen (op komst) zijn en of ze relevant zijn voor de onderneming. Documenteer je adviezen. Zet zoveel mogelijk op papier. Als er later problemen zijn of discussie is, moet je hierop kunnen terugvallen. Als je de exploitant juist adviseert dan heb je je taak volbracht. Het is aan de exploitant om met jouw adviezen aan de slag te gaan.
4. Als milieucoördinator doe je (zelf) 4 milieurondgangen per jaar; dit kan algemeen zijn of thematisch, gericht op specifieke thema’s (vb. gevaarlijke stoffen). Hierbij ga je op regelmatige tijdstippen controle uitoefenen op de werkplaatsen, de zuiveringstechnische werken en de afvalstromen. Rapporteer hierover en noteer je bevindingen en adviezen. Opnieuw is aantoonbaarheid belangrijk: neem foto’s van situaties die niet conform zijn. Waarom hang je je karretje niet aan de CPBW-rondgangen? Dit is een gelegenheid om met een aantal collega’s mee de waarnemingen op het terrein te concretiseren. Hebben jullie een managementsysteem? Speel een rol in de interne audits. Tip: maak aan het begin van het jaar een planning en hou de scope bij als je thematische rondgangen uitvoert. 
5. Wijs de exploitant in het kader van je taak ‘Waken over of instaan voor de uitvoering van voorgeschreven emissie – en immissiemetingen en registratie van resultaten’ op de formele zelfcontroleverplichtingen. Vergeet hierbij ook niet de sectorale en bijzondere milieuvoorwaarden.
6. Zorg voor een goede documentatiestructuur die toelaat alle info vlot terug te vinden. Dit is ook van belang bij inspectie. Documenten moet je trouwens zeker 5 jaar bijhouden!
7. Via het IMJV waak je over het bijhouden van het afvalstoffenregister en de naleving van de meldingsplicht. Dit is een verplichting na uitnodiging en een zeer concrete taak. Betrek hierbij de IHM. Het IMJV is vaak vooringevuld, maar niet altijd correct. Als milieucoördinator moet je dit goed controleren, vermits je dit document ook mee ondertekent in je hoedanigheid van milieucoördinator. Het kan nuttig zijn om zelf een maandelijks overzicht bij te Deze geïnvesteerde tijd win je zeker terug.
8. Communicatie, intern en extern, is een belangrijk onderdeel van het takenpakket van een milieucoördinator. Denk op het einde van het activiteitenjaar na over het volgende jaar: waarover kan je communiceren, wat is relevant, … Werk planmatig, niet met losse flodders. Denk ook eens over een vrijwillige communicatiestrategie, naast de verplichte communicatie: welke stakeholders (vb. buren), vastleggen en uitvoeren, naargelang behoefte of noodzaak. 
9. Als om één of andere reden de emissie- of immissienormen worden overschreden, brengt de exploitant de toezichthouder daarvan onverwijld op de hoogte. Als milieucoördinator is het jouw taak om de exploitant op deze verplichting te wijzen. Documenteer wie wat doet in dergelijke situaties.
10. Als milieucoördinator heb je soms meerdere petjes op of werk je samen met vb. de preventieadviseur, de ADR-veiligheidscoördinator of de bioveiligheidscoördinator. Tip: werk mee aan- en benut de uitkomst van de risicoanalyses.
11. Elk jaar schrijf je een jaarverslag. Hierin moet je een overzicht geven van de uitgebrachte adviezen en het gevolg dat eraan werd gegeven. Het model van het Departement Omgeving en VMx geeft hiervoor een goed stramien. Maak dit niet te uitgebreid, wees volledig maar houd dit beknopt en bondig.
12. Als externe milieucoördinator is het ook van belang om goede schriftelijke afspraken te maken met de klant. Leg in een geschreven overeenkomst vast wat de verplichtingen van beide partijen zijn, hoe de afgesproken taken gaan uitgevoerd worden, hoe gegevensoverdracht en communicatie plaatsvinden en neem eventueel ook aansprakelijkheidsbeperkende clausules op.
13. Als milieucoördinator moet je medewerking verlenen en informatie verstrekken bij de uitvoering van periodieke en gerichte evaluaties. Verdiep je in de relevante VLAREM III- en de BREF- en BBT-vereisten.

 Deze tips werden gecapteerd uit de VMx Plus sessie over aansprakelijkheid van de milieucoördinator met sprekers Bart Gille en Kris Merckx van Sertius.